同窓会プラン

HOME > 同窓会プラン > 同窓会企画の一般的な流れ

同窓会企画の一般的な流れ

卒業して○年、みんな元気かなぁ・・・。
そろそろ同窓会でも企画しようか。
でも具体的に何をどうしたらいいんだろう・・・?
そんな理由で開催をためらっている方は多いのではないでしょうか?

そのような同窓会幹事予備軍の方々の為にここでは同窓会開催を思い立ったその時から開催までの具体的な流れ(あくまで一般的な)を紹介させて頂きます。

開催を思い立つ(1年~3ヶ月前)
幹事有志を募る(男女の人数バランスよく)
会場、日程、会費を決定する

【ポイント】

お正月、お盆は予約が集中します。早めのご予約をお勧めいたします。
予約の際は、予想されるおおよその人数を担当者にお伝え下さい。

【会費決定についてのヒント!!】

同窓会には、会場(芙蓉閣)に支払う飲食代だけではなく、

・案内状のはがき代、印刷代
・集合写真代
・抽選会などを行う場合はその景品代
・恩師など来賓への記念品代

といった諸費用がかかります。この諸費用は全体でかかった費用を参加人数で割るので、参加人数が多いほど一人当たりの負担が軽くなり、また「できる事」も増えてきます。
幹事さんが損をしないように、会費を設定して下さい。
但し、会費の徴収までにかかる経費は一時的に幹事の皆さんで立替えることになります。

案内状を作製し郵送する(通常開催日の2ヶ月くらい前)

【ポイント】

往復はがきが主流です。インターネットで検索すると、文例・テンプレートがたくさんありますので、それを利用すると簡単です。
ご希望であれば、当社でハガキ作製も承っております。印刷代は1枚100円です。(ハガキ代別)

参加の締め切り、会場との打合せ(通常1ヶ月くらい前)

【ポイント】

返信がこない方には直接交渉をしてみて下さい。収支は参加者数によります。
参加者が多いほど、会の中でできる事(ビンゴなどのイベント等)も多くなります。

参加人数もある程度見えてきたところで、会場の担当者との詳細の打合せがそろそろ必要となります。
当社HPの同窓会プランのページに詳しく商品を紹介しておりますが、さらに詳しい内容は担当者にご相談下さい。経験豊富な担当者がそれぞれの会に最適なプランニングをさせて頂きます。

最終人数の締め切り(開催日の1週間前)
開催日まで一週間を切りました。参加者の最終締め切りとなります。
ここまでくれば開催日当日を待つだけでです。
開催日当日
幹事の皆様は通常、会の開始時間の1時間ほど前に集合して受付の準備や会場のチェックを行います。受付開始は開会の30分前位が適切です。
当日の会費徴収の場合は釣銭の準備など、現金の取り扱いにはくれぐれもご注意下さい。尚、会場への代金のお支払いは会の終了後となります。
同窓会終了!
幹事の皆さんこの日まで本当にお疲れ様でした。
会場への支払いを行えば幹事の任務完了です。
二次会でお互いの労をねぎらって下さい!

以上が同窓会開催までのおおまかな流れとなります。
幹事となって会を運営するのはたしかに大変かもしれませんが、終わった後の達成感や満足感は計り 知れないものがあります。同窓会のご相談はお早めに!!お電話でもご来館でもお気軽に、お待ちしております。

〒989-6162
宮城県大崎市
古川駅前大通6-2-8
TEL.0229-23-0550
FAX.0229-23-7446

地図を拡大

交通アクセス